Zyskaj pewność, że Twoja firma generuje zyski

Potrzebujesz informacji o obecnej sytuacji finansowej projektu fixed- price?
Rozliczasz się w modelu time & materials i chcesz na bieżąco monitorować dochody?
Potrzebujesz narzędzia, które wygeneruje raporty z postępów prac dla klienta?
Chcesz porównywać opłacalność projektów prowadzonych w różnych walutach?

Jeżeli odpowiedziałeś twierdząco na powyższe pytania, to artykuł dla Ciebie. Dowiesz się z niego, jak na bieżąco monitorować i porównywać opłacalność projektów i jak Timepot może Ci w tym pomóc.

Dlaczego ważne jest monitorowanie rentowności projektu?

Prowadzenie własnej firmy wiąże się z podejmowaniem ważnych decyzji każdego dnia. Większość z nich przedsiębiorcy podejmują w oparciu o szereg danych dotyczących przyjętych wskaźników KPI. Wciąż jednak pozostaje wiele decyzji, które podejmowane są w oparciu o intuicję i przeczucia. Intuicja bywa bardzo dobra, ale nigdy nie jest bezbłędna. Dlatego w efektywnym zarządzaniu biznesem kluczowe jest ograniczanie decyzji, podejmowanych na podstawie subiektywnych odczuć, bez dostępu do obiektywnych danych liczbowych.

Dzięki analizie i porównaniu opłacalności projektów uzyskujemy podstawowe dane o zyskowności przedsięwzięcia. Te dane pozwalają zminimalizować ryzyko utraty płynności finansowej w przypadku wstępnego niedoszacowania projektu. Znając te dane możemy tak zarządzać kosztami lub wpływać na przychody z projektu, aby nie ponosić strat, ale generować zyski. Porównanie rentowności projektów pozwala wyłonić te scenariusze, które są najbardziej opłacalne dla Twojego biznesu. Dodatkowo, wskazuje klientów, którzy zapewniają nam największe finansowe korzyści.

Rentowność projektu to jeden z najważniejszych wskaźników, który ma  decydujący wpływ na trwanie bądź zakończenie projektu. Na efektywność inwestycji wpływ mają m.in. czynniki bezpośrednio związane z projektem jak: poziom marży, stawka godzinowa pracownika, liczba osób zaangażowanych w realizację projektu, ilość produkowanych jednostek, itp. Ponadto uwzględniane są również takie czynniki jak praca pracownika nad różnymi projektami czy długofalowa współpraca z klientem.To kluczowe informacje dla Twojego biznesu, dlatego ważne jest, abyś na bieżąco je monitorował i właściwie wykorzystywał w swoich projektach.

Jak dokonywać oceny opłacalności projektu w działalności usługowej?

Firmy, które świadczą usługi b2b najczęściej rozliczają się korzystając z dwóch modeli finansowych: fixed-price lub time & materials. Pierwszy z nich bazuje na określeniu całościowego budżetu za projekt lub zakończoną fazę projektu. Model time & materials przyjmuje rozliczenie na podstawie przepracowanych godzin i użytych materiałów. Ten model to rozwiązanie najczęściej wybierane przez firmy z branży IT, które starają się odchodzić od sztywnego budżetu.

Analizując opłacalności projektu, bierzemy pod uwagę różnice pomiędzy zyskami z projektu a kosztami, na które składają się wynagrodzenia dla pracowników i koszty pośrednie takie jak utrzymanie infrastruktury projektu, szkolenia czy koszty administracyjne. Do podstawowej analizy dołączamy koszt pozyskania klienta, kapitału, amortyzację etc.

Jednak wciąż bazą do oceniania projektu i podglądania postępów na bieżąco pozostaje bilans między przychodem z projektu w postaci ceny, a kosztami, które przedsiębiorcy ponoszą z tytułu wypłacanych wynagrodzeń dla pracowników pracujących w tych projektach.

Metody przeprowadzania podstawowej analizy rentowności

Do wykonania prostej analizy wystarczy arkusz w Excelu, który aktualizowany na bieżąco będzie pokazywał bilans pomiędzy zarobionymi pieniędzmi a wynagrodzeniami dla pracowników. W najprostszym przypadku (przypadku gdy rozliczamy się z pracownikami “za godzinę”, a z klientem w modelu time & materials) różnica między naszymi przychodami a wypłacanymi wynagrodzeniami, pokaże nam podstawową ocenę rentowności finansowej projektu. Sytuacja jednak komplikuje się, kiedy mamy pracowników pracujących w różnych projektach, lub kiedy każdy projekt rozliczamy w walucie obcej, a wynagrodzenie płacimy w polskich złotych.

W takich przypadkach pomocny okaże się Timepot i jego zaawansowany moduł finansowy. Narzędzie pozwala z jednej strony śledzić przychody z projektów, a z drugiej wydatki związane z pracą zespołu. I na tej podstawie analizować opłacalność projektów.

time tracker

Aplikacja pozwala mierzyć 6 z 11 opisywanych przez Krzysztofa Janika  wskaźników kpi dla firm świadczących usługi b2b. Jej moduł finansowy umożliwia skonfigurowanie przychodów z projektów prowadzonych w różnych modelach finansowych, rozliczanych w kilku walutach. Docenią to firmy, które określają stawki indywidualnie per klient i jednocześnie pracują nad projektami rozliczanymi w modelu fixed-price i time & materials.

Jakie projekty możemy skonfigurować w Timepocie?

Timepot stawia na jak największą elastyczność. W aplikacji użytkownik ma możliwość generowania raportów opłacalności dla projektów:

  1. Rozliczanych w stawkach godzinowych, miesięcznych lub fixed-price.
  2. Rozliczanych w różnych walutach (każdy projekt może mieć zdefiniowaną inną walutę).
  3. Ze zmieniającą się stawką – na przykład od nowego miesiąca podnosimy klientowi stawkę z 50USD na 60USD. (Kiedy edytujemy stawkę dla projektów godzinowych / miesięcznych, system zapamiętuje stawkę pierwotną, a nowa stawka obowiązuje od momentu jej wprowadzenia. Przez cały czas mamy dostęp do historii stawek.)
  4. Z indywidualną stawką dla różnych pracowników. (Na przykład, kiedy rozliczamy się z klientem za poszczególnych pracowników pracujących w projekcie, możemy wyceniać pracę doświadczonego pracownika na 100USD a juniora na 50USD.)

Równie elastyczna jest strona kosztów danego projektu, które w aplikacji reprezentują wydatki związane z czasem pracy pracowników. Timepot będzie odpowiednim narzędziem dla firm, które wynagradzają pracowników:

  1. “Za godzinę”
  2. Stałą stawką miesięczną (na pół etatu lub cały etat)
  3. W różnych walutach

    time tracker

Jak na bieżąco porównywać opłacalność projektów prowadzonych w różnych walutach?

Timepot to narzędzie idealne dla firm, które pracują jednocześnie na przykład dla klientów w USA i Europie. Mają zatem przychody w USD i EUR, a pensje wypłacają np. w PLN. Timepot przelicza waluty i prezentuje całościowy raport w walucie, którą wybrał użytkownik. Aplikacja korzysta z historycznego kursu walut dla miesiąca, w którym miały miejsce transakcje, aby uzyskać możliwie wiarygodny raport.

Timepot dzieli koszty wynagrodzenia pracownika, który pracuje równolegle w kilku projektach, pozwala na wliczenie kosztów urlopów i porównanie projektów rozliczanych w różnych walutach. Aplikacja zajmuje się obliczeniami, a użytkownik uzyskuje wartościowy raport, porównujący rentowność jego projektów.   

time tracker

Opierając się na tych danych przedsiębiorcy świadomie podejmują decyzje dotyczące rozdzielania zadań, decyzje personalne, decyzje dotyczące wyceny kolejnych projektów, a także zakończenia nierentownych przedsięwzięć.  

Kończąc, należy zwrócić uwagę, że na rentowność finansową  projektu ma wpływ także wiele innych czynników “miękkich” takich jak np. prestiż wynikający z pracy nad danym projektem, doświadczenie pracowników, długofalowa współpracy z klientem końcowym, relacje z dostawcami, siła konkurencji, sytuacja ekonomiczna kraju itp. Są one z pozoru niemierzalne, jednak ich wpływ da się przeliczyć na potencjalne przychody i koszty firmy, a w efekcie powodzenie inwestycji. Pogłębiona analiza finansowa projektu powinna również te czynniki brać pod uwagę. Nie są to jednak w większości wartości, które można łatwo i na bieżąco monitorować, dlatego nasza bieżąca analiza rentowności pomija je.

Co-founder at Timepot

Skip to toolbar